רגע לפני פגישה ופינת הקפה כמרקחה, "למה הזמינו אותנו"? "עם כל העבודה שיש לי מה אני צריך את הברברת הזו"? "זהו דיון לפרוטוקול בלבד….." מילים קשות שנאמרות לפעמים לתוך הספל ופעמים בקול רם. הרגשות והקולות הללו הם חלק בלתי נפרד מעבודה בתנאי צוות. אולם הם הימצאותם לא אומרת שחייבים להפוך אותם לנבואות המגשימות את עצמן, מניסיוני אפשר גם אחרת.
לאחר תסכולים רבים וגם לא מעט הצלחות גיבשתי חמישה עקרונות העוזרות לקיים פגישות יעילות, ממוקדות ומוכוונות עשיה בהן המשתתפים רואים שהזמן שלהם שווה יותר מכסף.
פגישה מתחילה בתיאום ציפיות
קיבלתם זימון במייל, עם המילים הנהלה/צוות מוביל/צוות חשיבה ללא פירוט, או הסבר מה מצופה ממכם? אתם ניצבים לפני מדרון חלקלק של בזבוז זמן ותסכול. תיאום ציפיות יכול להתחיל לסלול את הדרך לפתרון. צרפו לזימונים קובץ נוסף הכולל: מהי האג'נדה של הפגישה ומהם היעדים שאנו רוצים להשיג במהלכה.
לצד היעדים האופרטיביים שימו לב שמתקיים תיאום ציפיות בין מובילי הפורום למוזמנים ולמוזמנות. כמובילי הפגישה החליטו מראש האם אתם משתמשים במשתתפים כמיקרו-גל שמחמם ומגיש את ההחלטות שכבר בושלו מבעוד מועד. או שמא אתם ממש פותחים סדנאת בישול ורוקחים יחד את המצרכים שהופכים את קבלת ההחלטות למשימה משותפת, בה כלל המשתתפים והמשתתפות מרגישים ומרגישות חלק מהתהליך.
סטינג לפגישה מיטבית
הזמינו רק אנשים רלוונטיים רגע לפני שתשלחו את הזימונים לישיבה שאלו את עצמכם- האם המוזמנים והמוזמנות רלוונטים/ות לדיון? מה המשתתפים והמשתתפות יכולים/ות לתרום לשיח? מהם הנגזרות המעשיות של ההחלטות שיתקבלו ועל מי הן ישפיעו? קיימת חשיבות לכך שכל שמי שאמור לבצע יהיה מעורב בשלבי התכנון כך ייחסך זמן בתיווך המסרים, ביצירת מוטיבציה לפעולה וברתימת השותפים לפעולה.
עובדים רוצים להרגיש חלק מקבלת ההחלטות, להכיר את השיקולים ולהיות חלק משמעותי מהקבוצה.
שילחו חומרים מקדימים ונתונים רלוונטיים.
כך המשתתפים ידעו על מה הדיון ויוכלו להבין את הנתונים הטכניים מראש. כך נחסך זמן רב על העלאת שאלות טכניות שאינן בלב הדיון. לצד החומרים מקדו את השאלה בה יעסוק הדיון, והעלו אותה על הכתב. הוסיפו ללו"ז הפגישה את מסגרת הדיון המצופה ובקשו מהמשתתפים להכין מראש את הטיעונים והאג'נדות שברצונם להציג.
פגישה- זמן עבודה ממוקד
קבעו מסגרת זמן לדיון
הקצו לכל שלב מסגרת זמן סדורה: הצגת בעיה, הצעת חלופות, משמעויות (משקיעים/גיוס משאבים, משאבי אנוש, שותפים אסטרטגיים). ניתן לשים ממש טיימר שעוזר לכנס את הדיון למסגרת זמן.
אין שום הלימה בין אורך הפגישה לטיבה.
במהלך פגישות מרובות משתתפים אני אוהב לחשב את עלותה של הישיבה לארגון. אני מחשב את העלות השעתית של כל עובד (לא לשכוח עלות מעביד) ואז מתגלה בפני מספר מדהים המראה כמה הישיבה הזו עולה לארגון באופן ישיר ועקיף הן בשכר והן באובדן פריון ממשימות אחרות. כאשר רואים את המספרים מבינים שהזמן הנשפך על ישיבות יקר מפז ואין להשיבו. לכן יש להתשמש בו בתבונה ולא כברירת מחדל בה או נפגשים ונפגשים עד בלי די.
הכינו מצגת מלווה השמה את כולם על אותו דף המצגת באה לנתב את הדיון ולהעביר את המשתתפים בין שלבי הדיון השונים. אין צורך להעמיס את המצגת במידע ומלל, אלא הסתפקו במספר קטן של סליידים שמנתבים, מבררים ועוזרים למשתתפים להבין את הנתיב בו כולם הולכים.
השאלה המרכזית העומדת במוקד הדיון צריכה להופיע בצורה ברורה ותכליתית, כך שכלל המשתתפים ידעו על מה דנים. במידה והדיון עובר למחוזות לא עניינים עצרו את השיח והחזירו את הדיון לנתיבו המקורי.
צאו עם משימות לביצוע (Action-Items)
הדבר הכי מתסכל בישיבה הוא לדעת שהיום עבר חלף לו, ואין שום משימות להמשך או משמעות אופרטיבית לשיח. הוציאו סיכום פגישה בנקודות בהם ברור מי עושה מה, ומהם הזמנים וקווי הדיווח להמשך. וודאו שחברי הצוות מכירים את המשימות של שאר החברים והחברות. היכרות מקדימה מסייעת לחיזוק תחושת השותפות וההכרה שתהליכים ארגוניים תלויים זה בזה באופן הדוק.
היום שאחרי- בצעו פולו-אפ
הקדשנו שעות עבודה יקרות, כוסות הקפה מונחות על השולחן ואוויר החדר מעופש מנשימות. כל זה אל היה שווה אם לא נעביר את ההחלטות מהלוח אל ביצועי היום יום. בראיה ארוכת טווח ישנה כדאיות להגדיר תפקיד של מתכלל תהליכים שאחראי על ביצוע המשימות בסינכרון. לא פעם יותר כלכלי להעסיק מתכלל/עוזר אישי שעוקב ובוחן את הביצוע של כלל הצוותים מאשר לכנס עוד ועוד ישיבות האמורות לסייע ביצירת מקצב הרמוני של עבודה. חשבו כמה אתם משקיעים בישיבות ותיאומים והאם הזמן המושקע הוא אפקטיבי, אם התשובה היא לא. כנראה שאתם צריכים לשקול להביא מתכלל.
זמן יקר מכסף
זמן שווה הרבה יותר מכסף. העניקו לחברי הצוות את התחושה שזמנם לא רק חשוב לכם אלא שהוא מנוצל בתבונה.
שכרם=זמנם של העובדים והעובדות מהווה את ההוצאה העיקרית של מרבית הארגונים, בזמני משבר ותחרות ישנה חשיבות לנצל אותו באופן שלא נזדקק לקצץ משרות, אלא לייעל את הזמן הקיים להשיג יותר עם אותם צוותים מנצחים שבחרנו לקחת עמנו למסע.
קבלת החלטות וניהול זמן המונחה בשיח פתוח ותיאום ציפיות מפתח אווירה ארגונית מיטיבה. כזו המקדמת יעילות לצד שימור רוח הלכידות הציוותית לאורך זמן.
בהצלחה!
